Dilbert, comics américain à succès, dépeint le monde de l’entreprise devenu bureaucratique et kafkaïen.
Deux grands personnages historiques ont synthétisé dans des circulaires d’une page les moyens afin d’y remédier, lors des deux guerres mondiales, Georges Clémenceau en 1918 et Winston Churchill en 1940.
En 1918, Clemenceau est déterminé à mettre en œuvre tous les moyens nécessaires à l’obtention de la victoire : « je fais la guerre ». Le vaste chantier de modernisation de l’administration qu’il lance dès son arrivée vise à faire gagner du temps dans le travail administratif, à moindre coût : « Il faut traiter les affaires en hommes d’affaires : donc aller vite ». Les points essentiels :
- simplifier les circuits administratifs ;
- diminuer la production de documents sans valeur ajoutée ;
- alléger les procédures et lutter contre les « excès de centralisation » : le chef doit savoir déléguer ;
- favoriser les échanges verbaux entre les agents et le recours aux nouveaux moyens de communication (le téléphone par exemple) ;
- privilégier l’échange verbal et la réunion préalablement à toute prise de décision : « il ne s’agit pas de supprimer les pièces écrites qui sont souvent nécessaires, parce qu’elles portent une signature et qu’elles restent, mais il faut n’y recourir qu’au moment voulu, c’est-à-dire lorsque l’affaire est déjà décidée et tout au moins dégrossie par la conversation » ;
- régler les affaires courantes en trois jours (délais de transmission compris).
Clémenceau conclut la circulaire en annonçant contrôles et sanctions « des plus sévères », en cas de non-respect de ces prescriptions.
Winston Churchill demande dans son mémorandum de 1940 de rédiger des rapports plus courts face à des masses de rapports chronophages et énergivores :
- l’objectif doit être des rapports qui exposent les principaux points dans une série de paragraphes courts et clairs
- si un rapport s’appuie sur une analyse détaillée de certains facteurs complexes ou sur des statistiques, celles-ci doivent être présentées en annexe
- souvent, l’occasion est mieux remplie en soumettant un aide-mémoire composé uniquement de titres, qui peuvent être développés oralement si nécessaire
- finissons-en avec des phrases comme celles-ci : « il est également important de garder à l’esprit …», « il convient d’envisager la possibilité de mettre en œuvre… ». N’hésitons pas à utiliser la courte expression
Churchill conclut son mémo en affirmant que le gain de temps sera grand, tandis que la discipline consistant à exposer les vrais points de manière concise s’avérera une aide à la clarté de la pensée.
N’attendons pas une nouvelle guerre mondiale pour réduire cette mainmise bureaucratique sur le quotidien. La bureaucratie est même devenue un état d’esprit qui concerne également les entreprises privées. La situation a empiré soixante ans après le plan Pinay Rueff de redressement économique, rédigé en 25 à 30 pages seulement !
Qui n’a jamais perdu du temps avec des contrôles internes réalisés par des Compliance Officers dont l’existence repose sur des réglementations et procédures édictées par la haute administration ?
Qui n’a jamais eu d’innombrables réunions en n’en plus finir ? Si leur utilité économique était prouvée, la France serait le pays le plus riche au monde.
Donald Duck
